Retrabalho contábil reduz em até 25% a produtividade de escritórios

O retrabalho contábil já compromete até um quarto da produtividade dos escritórios de contabilidade no Brasil. É o que aponta relatório da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos, que analisou mais de 400 empresas do setor e identificou o problema como um dos principais entraves à eficiência operacional.

Impacto direto na eficiência e nos custos

O estudo revela que 73% das tarefas refeitas poderiam ter sido evitadas com medidas simples, como o uso de checklists, revisões em dupla e indicadores de controle.

Segundo a pesquisa, o retrabalho não apenas atrasa entregas e compromete a experiência do cliente, mas também sobrecarrega equipes e eleva os custos operacionais.

Para Hygor Lima, fundador da Potencialize Resultados e idealizador do Método DITA, a raiz do problema está na ausência de processos claros, na comunicação informal e na falta de indicadores de desempenho.

“Quando não há definição de processos, o trabalho é feito com base na memória e na urgência. Esse improviso cobra um preço alto na forma de retrabalho, atrasos e queda na qualidade da entrega”, afirma o especialista.

Cultura organizacional ainda centralizada

A análise aponta que, em muitos escritórios, a operação ainda funciona como uma extensão do conhecimento do proprietário, o que torna a gestão centralizada e frágil.

Hygor Lima destaca que, nesse modelo, a ausência do gestor tende a aumentar a ocorrência de erros. Para ele, a solução passa por uma mudança cultural:

“Retrabalho recorrente não é um problema de pessoas, mas de gestão. O escritório que deseja crescer precisa tratar a operação como um sistema, e não como uma sucessão de tarefas isoladas.”

O Método DITA como proposta de solução

Com mais de dez anos de experiência no setor, Hygor desenvolveu o Método DITA, que significa Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar.

A metodologia prevê:

1. Diagnóstico dos gargalos internos;
2. Implementação de fluxos operacionais;
3. Treinamento das equipes;
4. Acompanhamento por indicadores de desempenho.

Escritórios que adotaram o método relataram redução de até 38% no retrabalho em períodos de alta demanda, como o mês de julho.

Desafios para escritórios contábeis

O levantamento indica que a redução do retrabalho contábil exige mais do que soluções pontuais — é necessária uma profissionalização das rotinas operacionais.

Entre as recomendações para evitar a perda de produtividade estão:

• Padronizar processos e documentar rotinas;
• Formalizar a delegação de tarefas;
• Adotar indicadores de desempenho para monitoramento contínuo;
• Investir em treinamentos periódicos;
• Utilizar ferramentas de gestão para comunicação e acompanhamento das demandas.

O estudo reforça que o retrabalho contábil é resultado de falhas de gestão e não apenas de erros individuais. Com processos bem estruturados e monitoramento adequado, é possível reduzir perdas, melhorar a eficiência e escalar a operação.